C’est lors de l’assemblée générale de la cuma qu’a lieu l’élection des administrateurs. Ces derniers doivent se réunir ensuite pour élire à leur tour un bureau, constitué au minimum, d’un président, d’un trésorier et d’un secrétaire, ainsi qu’éventuellement des adjoints.
Les questions à se poser concernant les rôles des administrateurs de la cuma
Pour compléter cette élection (même si dans la pratique peu le font), il est souhaitable d’établir les différents rôles :
- Qui est responsable de chaque matériel et quel est son rôle ? (organisation des chantiers ou réservation, suivi de Mycuma planning et rappel des adhérents si besoin)
- Qui est en charge de l’entretien et des réparations ?
- Qui est le référent du ou des salariés ?
- Qui est responsable du hangar et des équipements de l’atelier ?
- Qui convoque aux réunions ? À quelle fréquence ? Quel ordre du jour ?
- Qui paie les factures ? Qui encaisse les règlements ?
- Comment est relayé le courrier ou les mails aux autres administrateurs ou à tous les adhérents ?
- Qui assure telle ou telle tâche administrative et juridique ?
- Qui commande les fournitures courantes ? Qui signe les bons de commande ?
- Qui réunit-on pour régler un litige ou pour établir la responsabilité ou pas d’un adhérent en cas de casse ?
Un responsable impayés
Le partage des tâches est très important pour ne pas fragiliser celui qui devrait tout supporter. On recommande aussi de veiller à une grande transparence entre les membres du bureau sur des évènements qui surviendraient. Les décisions doivent également se prendre en concertation « et après approbation de chacun ». Le conseil d’administration est l’organe décisionnel de la cuma.
Attention : pour délibérer valablement (conformément à l’article 27 des statuts relatifs aux réunions du conseil), le conseil doit réunir la moitié de ses membres. En outre, les délibérations se tiennent à la majorité des membres présents. Il n’y a donc pas lieu d’avoir l’unanimité.
Pour être bien conforme et éviter tout malentendu ultérieur, toutes ces résolutions prises ensemble doivent figurer dans le registre des délibérations.
Un des rôles des administrateurs de la cuma
Il est important de désigner un membre du conseil d’administration pour assurer le suivi d’éventuels impayés. On conseille généralement d’en parler avec la personne concernée qui peut vivre une période compliquée mais passagère. Le conseil d’administration doit respecter la confidentialité. Il peut être utile d’échanger pour trouver des solutions, car il est toujours difficile entre collègues d’évoquer ce genre de situation. Au minimum, il est préférable que deux ou trois autres dirigeants soient au fait des dossiers d’impayés dans la cuma. Car plus tôt un accompagnement ou un échelonnement sera trouvé, plus tôt le problème sera résolu.
Les obligations de l’adhérent
Un adhérent a également des obligations. Il doit signer le règlement intérieur et les bulletins d’engagements. Sa présence aux réunions concernant les matériels qu’il utilise, est essentielle. Comme il est essentiel également de réserver le matériel avant de l’utiliser. En conclusion, il est vivement conseillé de prévoir une répartition des tâches et des responsabilités qui doit être écrite. Ne pas hésiter à la relire occasionnellement cette organisation qui a été convenue dans la cuma de manière à gagner en sérénité au sein des membres du conseil d’administration et entre les adhérents, tout au long de l’année.
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