Une cuma peut fonctionner grâce à un collectif «resserré» d’agriculteurs élus. Dans certains cas non souhaitables (voir paragraphe ‘Les risques de l’omni-présidence’), tout repose même sur les épaules d’une seule personne, le plus souvent le président. Or il existe toute une palette de possibilités pour mieux répartir les responsabilités. Voire les dédoubler, en répondant aux affinités et aux capacités des personnes. Voici les responsabilités associées à chaque fonction des élus de cuma. Mais aussi les possibilités de dédoublement déjà en cours dans certains groupes.
Les responsabilités du président…
Le président ou la présidente d’une cuma anime les réunions du conseil d’administration et les assemblées générales. Il informe les adhérents des décisions prises, représente la cuma à l’extérieur. Veille au bon fonctionnement de la cuma conformément aux statuts, et représente aussi la cuma en justice.
… et celles du vice-président
Le vice-président ou la vice-présidente d’une cuma (un mandat optionnel) seconde le président, et le remplace en cas d’absence. C’est-à-dire qu’il peut être amené à animer les réunions en l’absence du président, représenter la cuma en remplacement du président et plus généralement assurer la vacance de la présidence (en cas de décès, de maladie, de démission…). Dans certains groupes, en fonction des affinités du binôme, le vice-président peut se charger complètement de l’animation, par exemple de manière à décharger le président, et à équilibrer les rôles.
Les responsabilités du trésorier…
Le ou la trésorier.e d’une cuma suit la trésorerie et anticipe les besoins. Il vérifie le bien-fondé et l’affectation des factures, les règle et les classe. Ensuite, il organise la facturation des services, encaisse les factures, suit les impayés. Il assure aussi le respect des échéances et le suivi social et fiscal, met en place les tableaux de bord pour faciliter la gestion (suivi des salariés, des échéances d’emprunt, des encaissements, des parts sociales…). Enfin, il prépare les comptes présentés à l’assemblée générale où il rendra compte de sa mission.
… et du vice-trésorier ?
Certains groupes ont mis en place un binôme à la trésorerie. Généralement, l’un des deux assume toute la partie «facturation», tandis que la seconde personne se concentre sur la stratégie et l’analytique.
Les responsabilité du secrétaire
Le ou la secrétaire de la cuma travaille sur la circulation de l’information pratique à l’intérieur et à l’extérieur de la cuma. Il envoie les convocations d’assemblée générale et de conseil d’administration, réalise les comptes rendus de conseil d’administration, tient à jour le registre des délibérations des assemblées générales. Il actualise le règlement intérieur après discussion au sein du conseil d’administration, met en place un carnet de bord pour le suivi des matériels.
Les responsabilités des administrateurs
Les administrateurs (et administratrices) participent à la prise de décisions collégiales au sein du conseil d’administration. Individuellement, ils n’ont aucun pouvoir. Le conseil d’administration peut déléguer une partie de ses pouvoirs à un ou plusieurs de ses membres, notamment au bureau ou au tandem président / directeur, mais toutes les missions ne peuvent pas être déléguées.
Responsable matériels
Le conseil d’administration peut confier certaines missions à un adhérent non administrateur. Exemple : elle peut désigner un responsable d’une branche d’activité ou d’un matériel qui sera tenu de rendre compte régulièrement de cette activité conseil d’administration.
Convivialité, assurances, communication… d’autres fonctions possibles
À l’instar des responsables matériels, le conseil d’administration de la cuma peut décider de désigner une personne ou un groupe sur un dossier «non-essentiel», mais important pour la vie de la cuma. Il existe par exemple des responsables (ou commissions) assurances, casse des matériels ou encore convivialité. Cela permet de recruter des forces vives au sein des adhérents, à tout moment, sans pour autant les «noyer» dans un nombre important de responsabilités.
Les risques de l’omniprésidence
Un président qui fait tout : cela a le mérite de la simplicité, et du confort pour les autres adhérents. C’est aussi parfois plus facile pour ce président qui fait souvent preuve d’efficacité. Mais c’est aussi contraire aux principes de base des cuma qui, dans les statuts, reposent sur deux collectifs imbriqués : le conseil d’administration et le bureau. Ce fonctionnement aboutit en général à un désengagement progressif des adhérents qui «utilisent» la cuma comme un prestataire. Le président finit par s’épuiser à porter un groupe qui ne s’investit pas, et dans lequel le dialogue ne «prend» pas. Ce qui peut en outre aboutir à des prises de décisions pas forcément basées sur une analyse complète, donc à des erreurs de jugement. Sans compter l’aspect «transmission»: qui voudra reprendre ce «paquet» de responsabilités énorme et non dissocié ? Au pire, personne. Au mieux une personne attirée par une «direction sans partage». Pas le plus adapté en cuma ! Que ce fonctionnement soit choisi ou subi, il peut à tout moment être enrayé avec un audit des responsables de type DiNA cuma.
Le point de vue de l’animateur
- Le partage des tâches au sein des responsables de cuma, c’est une évidence.
- C’est d’abord une question de temps, les agriculteurs ayant en général peu de temps disponible.
- C’est également pouvoir exploiter les compétences de chacun en fonction des affinités et centres d’intérêt.
- Ce sont ensuite des décisions prises à plusieurs donc plus légitimes que prises par une seule personne.
- Cela peut également être plus confortable lors de la gestion de conflits.
- Enfin, lors du renouvellement des responsables, il est beaucoup plus facile de transmettre et former les nouveaux arrivant.
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