La cuma de Foissiat est forte de 200 adhérents. Créée en 1981, elle possède une centaine de matériels trainés ou attelés. Seul automoteur, un télescopique. Avec autant de matériels, la réservation devenait un problème. «Il y a encore quelques années, le matériel était réparti chez 9 agriculteurs qui s’occupaient de la réservation avec chacun un tableau classique. Avec l’augmentation du nombre de matériels, cela devenait lourd à gérer», explique Jean-Christophe Comas, responsable de la réservation. Depuis, la cuma a construit un hangar pour regrouper l’ensemble du matériel et embauché un salarié pour l’entretien et la conduite chez des adhérents. «Nous nous sommes retrouvés avec les 9 tableaux réunis sur un mur. Entre ceux qui écrivaient mal, ceux qui avaient le même nom et oubliaient d’écrire leur prénom, les lignes qui s’effaçaient et devenaient illisibles…, il nous fallait trouver une solution.»
La cuma de Foissiat a construit un hangar pour regrouper l’ensemble du matériel. Restait à trouver le bon système de réservation.
Un système accessible à tous
Cherchant un système de réservation plus simple, les responsables de la cuma se sont adressés à la Fncuma pour voir si un outil informatique existait déjà. «Cela n’existait pas, donc on l’a inventé. Nous avons fait un cahier des charges et la Fncuma a construit toute la partie informatique.» Dorénavant, les réservations allaient s’effectuer via internet. «Le souci était que tout le monde n’était pas à l’aise devant un ordinateur. En plus, dans certains endroits, les connections sont encore difficiles.» Pour fonctionner, il fallait que tous adhèrent au nouveau système. «On s’est dit que tout le monde arrivait à retirer de l’argent à un distributeur automatique. Il fallait donc quelque chose d’aussi simple.»
En plus de la réservation sur ordinateur, une borne tactile a été développée et mise en place sous le hangar. «Elle permet à tous d’effectuer les réservations. Aujourd’hui, elle sert principalement aux adhérents à valider les heures ou les hectares réalisés quand ils ramènent le matériel.»
Savoir sauter le pas
En juillet 2014, le système de réservation par internet est entré en service. «Nous ne nous sommes pas posé de question, on a pris les anciens tableaux, et on les a jetés. Il fallait rentrer rapidement dans le nouvel outil, tous ensemble.» Certes, les débuts ont été parfois difficiles. «On a commencé sans avoir assez de lignes pour rentrer l’ensemble des adhérents, on ne pouvait pas rentrer des chiffres à virgule… Tout est rentré dans l’ordre rapidement et nous continuons à faire évoluer le système.»
Seul vestige de l’ancien système de réservation, un tableau installé près de la borne tactile permet de signaler les pannes.
Des spécificités à la demande
Le cahier des charges comportait aussi une partie facturation. «Nous voulions que l’outil de réservation puisse aller jusqu’à la facturation, pour ne pas avoir à tout ressaisir derrière. Tous les trimestres, on exporte les réservations validées. Cela nous fait gagner plus de 2 jours de saisie à chaque fois.» Des options nouvelles voient aussi le jour. La cuma a décidé d’interdire la réservation quand les adhérents n’ont pas validé le volume de travail réalisé avec un matériel déjà revenu au hangar. Un moyen de tenir les comptes à jour.
«Ce système de réservation facilite grandement la vie des adhérents. On peut voir de chez soi si un matériel est disponible, annuler ou déplacer une réservation sans perdre de temps. Cela permet aussi de faire tourner un peu plus le matériel et de mieux le rentabiliser.»
Retrouvez le reportage complet dans l’édition de décembre 2016 d’Entraid et tous les compléments du mensuels dans le dossier Noir et Rose.
